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Charte recharge véhicule électrique entreprise : ce qu’elle doit contenir

Charte de recharge des véhicules électriques en entreprise
Ce que doit contenir la charte de recharge de votre flotte

Une charte recharge véhicule électrique entreprise devient indispensable dès qu’une flotte compte plusieurs véhicules électriques ou hybrides rechargeables affectés à des salariés : sans document de référence, chaque situation de recharge (domicile, bornes publiques, lieu de travail) est négociée au cas par cas, ce qui multiplie les erreurs de traitement en paie et les questions RH. Ce document interne fixe les règles du jeu pour l’employeur comme pour le conducteur, avant même que le premier véhicule électrique ne soit livré.

Pourquoi une charte de recharge devient nécessaire dès les premiers véhicules électriques

Le passage d’une flotte thermique à une flotte électrique change la nature même de la dépense énergétique. Un plein d’essence se fait sur un badge carburant unique. La recharge électrique, elle, se répartit entre plusieurs lieux et modes de facturation : le domicile du salarié, une borne publique payante, une borne installée sur le parking de l’entreprise. Chacun de ces cas suppose une règle différente pour le remboursement, la fiscalité applicable et la traçabilité de l’usage.

Sans cadre écrit, les gestionnaires de flotte et les équipes paie improvisent souvent une réponse différente à chaque nouveau cas, ce qui crée des inégalités de traitement entre salariés et complique les contrôles internes. La charte n’a pas vocation à remplacer un texte de loi : elle formalise la politique interne de l’entreprise, dans le respect des règles fiscales et sociales en vigueur, et donne à chacun une référence stable. Pour la recharge à domicile, elle s’appuie utilement sur un dispositif de remboursement déjà éprouvé, décrit dans notre article sur le remboursement de la recharge à domicile sans installation de borne.

Ce que la charte doit couvrir : les trois lieux de recharge

Une charte complète distingue systématiquement les trois contextes de recharge possibles pour un véhicule de fonction électrique, car chacun répond à une logique différente.

La recharge à domicile du salarié

C’est le cas le plus fréquent et le plus sensible en pratique. Le salarié recharge son véhicule sur son propre compteur électrique, avec sa propre facture. La charte doit préciser la méthode de remboursement retenue : au réel sur présentation de justificatifs, ou basée sur une mesure automatisée de la consommation réelle du véhicule via les données constructeur, sans qu’il soit nécessaire d’installer une borne ou un boîtier dédié. Cette seconde approche évite au salarié de relever lui-même sa consommation ou de conserver ses factures pendant des mois.

La charte doit aussi indiquer la fréquence de remboursement, le mode de transmission du justificatif au service paie, et ce qui se passe en cas de changement de domicile ou de compteur en cours de contrat. Le sujet du compteur Linky mérite une attention particulière : certaines solutions fonctionnent avec ou sans Linky, ce qui simplifie l’intégration de salariés dont le logement n’est pas équipé de ce type de compteur.

La recharge sur bornes publiques

Lors de déplacements professionnels, le salarié peut être amené à recharger sur des bornes publiques ou en réseau commercial. La charte doit indiquer si l’entreprise fournit un badge de recharge dédié, ou si elle rembourse les frais engagés sur présentation d’un ticket ou d’une facture, à l’image de ce qui existe déjà pour les frais de péage ou de parking en déplacement professionnel.

La recharge sur le lieu de travail

Quand l’entreprise met à disposition des bornes sur son parking, la charte précise les conditions d’accès (priorité, créneaux, réservation éventuelle) et rappelle le traitement social applicable à l’électricité ainsi fournie. Pour un véhicule fonctionnant exclusivement à l’énergie électrique, l’arrêté du 25 février 2025 relatif à l’évaluation des avantages en nature prévoit que les frais d’électricité pris en charge par l’employeur pour la recharge du véhicule ne sont pas retenus dans l’évaluation de l’avantage en nature, et ce jusqu’au 31 décembre 2027. Le traitement est différent pour un véhicule hybride rechargeable, qui ne bénéficie pas de cette même exclusion. Nous détaillons ce point avec les sources officielles complètes dans notre article dédié à l’électricité et l’avantage en nature sur véhicule hybride rechargeable.

Le texte de l’arrêté du 25 février 2025 est consultable sur Légifrance, référence utile à joindre en annexe de la charte pour que le service paie puisse s’y référer directement.

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Distinguer usage professionnel et usage personnel du véhicule

La majorité des véhicules de fonction électriques servent à la fois aux déplacements professionnels et à un usage personnel autorisé par contrat. Cette double vocation a une conséquence directe sur la politique de recharge : si l’entreprise rembourse l’intégralité de l’électricité consommée à domicile sans distinction d’usage, elle prend en charge, de fait, une partie de la consommation personnelle du salarié. Certaines entreprises assument ce principe de façon transparente, en l’assimilant à l’avantage en nature véhicule déjà existant. D’autres préfèrent rapporter le remboursement aux kilomètres professionnels réellement parcourus. La charte doit simplement trancher clairement, documenter le choix retenu, et l’appliquer de façon homogène à l’ensemble de la flotte concernée.

Ce point rejoint la question des données collectées sur le véhicule pour établir la consommation réelle : kilométrage, trajets, historique de recharge. La charte doit renvoyer vers la politique de confidentialité applicable à ces données, dans le respect des principes de minimisation et de finalité rappelés par la CNIL en matière de données liées aux véhicules professionnels. Nous consacrons un article complet à ce sujet : quelles données du véhicule de fonction peuvent être collectées et sous quelles conditions.

Modèle de clauses pour une charte recharge véhicule électrique entreprise

Voici une trame de clauses que les entreprises peuvent adapter à leur propre organisation. Ce modèle constitue un point de départ pratique et organisationnel, pas un document juridique clé en main : il doit impérativement être relu et validé par le service juridique ou RH interne, ou par un conseil externe, avant toute diffusion aux salariés, notamment pour vérifier sa cohérence avec la convention collective applicable et le contrat de travail de chaque conducteur concerné.

  • Objet et champ d’application : préciser que la charte s’applique à tout salarié disposant d’un véhicule de fonction électrique ou hybride rechargeable, et qu’elle vient compléter le contrat de travail et le règlement intérieur sans s’y substituer.
  • Recharge à domicile : décrire la méthode de calcul retenue (mesure de la consommation réelle via les données constructeur du véhicule, ou relevé manuel), la périodicité du remboursement, le document justificatif transmis chaque mois au salarié et au service paie, et la marche à suivre en cas de compteur non communicant.
  • Recharge sur bornes publiques : indiquer le moyen de paiement mis à disposition (badge, carte, remboursement sur note de frais), le plafond éventuel de prise en charge, et les justificatifs à conserver.
  • Recharge sur le site de l’entreprise : préciser les conditions d’accès aux bornes internes, les priorités en cas de nombre de places limité, et le traitement social applicable à l’électricité fournie sur place.
  • Distinction usage professionnel / usage personnel : indiquer si la prise en charge de la recharge à domicile couvre l’ensemble de la consommation ou seulement la part liée aux déplacements professionnels, et la méthode retenue pour établir cette part le cas échéant.
  • Traitement fiscal et social : rappeler que le régime applicable (avantage en nature, exonération, etc.) suit la réglementation en vigueur, susceptible d’évoluer, et que la charte sera mise à jour en conséquence sans qu’il soit besoin d’un avenant individuel à chaque changement de barème.
  • Données collectées et confidentialité : lister les données du véhicule utilisées pour établir la consommation (index kilométrique, historique de charge), leur finalité exclusive de gestion de la flotte et du remboursement, et la durée de conservation, en cohérence avec les principes de minimisation rappelés par la CNIL.
  • Fin de contrat ou de mise à disposition du véhicule : préciser les modalités de clôture du dispositif de remboursement lors du départ du salarié ou de la restitution du véhicule, notamment lorsque la recharge à domicile reposait sur un équipement ou un abonnement lié au logement du salarié.
  • Modalités de révision de la charte : indiquer l’instance en charge de la mise à jour du document (RH, direction financière, service juridique) et la fréquence de révision envisagée.

Le point sur la fin de mise à disposition mérite une attention particulière lorsque le salarié quitte l’entreprise alors qu’une borne a été installée à son domicile : la charte doit renvoyer vers la procédure applicable, que nous détaillons dans notre article sur la gestion d’une borne de recharge à domicile lors du départ d’un salarié. Un dispositif de remboursement fondé sur la télématique du véhicule plutôt que sur une borne physique simplifie d’ailleurs largement cette étape, puisqu’aucun matériel n’est à désinstaller ni à restituer.

Faire vivre la charte dans le temps

Une charte de recharge n’est pas un document figé. Les barèmes sociaux et fiscaux évoluent régulièrement, tout comme le parc automobile de l’entreprise. Il est recommandé de prévoir une clause de révision annuelle, calée par exemple sur la période de renouvellement des contrats de location longue durée ou sur la publication des nouveaux barèmes en début d’année civile. Cette révision est aussi l’occasion de vérifier que le dispositif de remboursement utilisé reste adapté à la taille de la flotte : un processus manuel, viable pour quelques véhicules, devient rapidement une charge de gestion importante pour le service paie dès que le nombre de véhicules électriques augmente. C’est précisément la raison d’être d’un dispositif automatisé de remboursement de la recharge à domicile, qui génère chaque mois un justificatif prêt à intégrer en paie, sans matériel à installer chez le salarié.

Pour aller plus loin sur la mise en œuvre concrète du remboursement à domicile, notre article sur la recharge du véhicule électrique à domicile en entreprise détaille le fonctionnement pas à pas de ce type de solution.

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Questions fréquentes

Une charte recharge véhicule électrique entreprise est-elle obligatoire ?

Il n’existe pas d’obligation légale imposant explicitement la rédaction d’une charte de recharge sous cette forme. En revanche, dès qu’une entreprise déploie plusieurs véhicules électriques de fonction, ce document devient une bonne pratique fortement recommandée pour sécuriser le traitement paie, garantir l’équité entre salariés et clarifier les règles applicables à chaque situation de recharge. La validation par un service juridique ou RH interne reste indispensable avant diffusion.

Faut-il installer une borne chez le salarié pour appliquer la charte ?

Non. Une charte de recharge peut tout à fait s’appuyer sur un dispositif de remboursement basé sur les données de consommation constructeur du véhicule, sans nécessiter l’installation d’une borne ou d’un boîtier de mesure au domicile du salarié, avec ou sans compteur Linky.

La charte doit-elle traiter différemment un véhicule électrique et un hybride rechargeable ?

Oui, sur le plan fiscal et social. Le régime d’exclusion de l’électricité de l’assiette de l’avantage en nature, applicable jusqu’au 31 décembre 2027, concerne les véhicules fonctionnant exclusivement à l’énergie électrique. Les véhicules hybrides rechargeables suivent des règles différentes, à préciser distinctement dans la charte.

Qui doit valider la charte avant sa mise en application ?

Ce modèle de clauses est un point de départ organisationnel et pratique. Il doit systématiquement être relu, adapté et validé par le service juridique ou RH interne de l’entreprise, ou par un conseil externe, avant toute diffusion aux salariés concernés.

La charte doit-elle mentionner les données collectées sur le véhicule ?

Oui, il est recommandé d’y indiquer la nature des données utilisées pour établir la consommation électrique et le remboursement associé, leur finalité, et leur durée de conservation, en cohérence avec les principes de minimisation des données rappelés par la CNIL pour les véhicules professionnels.

Yassine Moumen, Président de ChargiZ
Date de publication : 27 septembre 2026
Dernière mise à jour : 27 septembre 2026

Sources