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Remboursement de la recharge sur la fiche de paie : ligne, montant et justificatifs

Un salarié qui recharge son véhicule à domicile attend de voir son remboursement, et le service paie doit savoir où le faire figurer. La question n’est pas seulement pratique : la façon dont la somme apparaît sur la fiche de paie, et les justificatifs qui l’accompagnent, déterminent si le remboursement reste un frais professionnel ou devient un élément de rémunération.

Réponse courte : le remboursement de la recharge n’est pas une rémunération s’il correspond à des frais réels justifiés. Il peut figurer sur la fiche de paie comme un remboursement de frais, avec un libellé clair, un montant calculé selon la méthode écrite dans la politique interne, et des justificatifs conservés.

remboursement de la recharge électrique sur une fiche de paie

Pourquoi le remboursement doit être clair sur la fiche de paie

Une somme versée sans libellé clair est difficile à justifier. Lors d’un contrôle URSSAF, l’inspecteur regarde si le remboursement correspond à une dépense réelle, si la méthode est documentée et si les montants sont cohérents. Une ligne « divers » ou « prime » sans explication expose l’entreprise à une requalification en salaire.

À l’inverse, une ligne explicite comme « remboursement recharge véhicule électrique » avec le détail du calcul en annexe montre la logique suivie. C’est la façon la plus simple de démontrer le caractère professionnel du remboursement.

Comment rédiger la ligne sur la fiche de paie

Le libellé doit décrire la nature du frais et la période concernée. Quelques exemples :

  • « Remboursement recharge véhicule électrique, janvier 2026 »
  • « Frais d’électricité recharge véhicule de fonction, 240 kWh »

Le montant figure en ligne distincte, hors salaire brut, si le remboursement est exonéré. Le service paie doit vérifier avec son logiciel la bonne rubrique : une rubrique de remboursement de frais, et non une rubrique de rémunération.

Le calcul doit être documenté

Pour chaque versement, la fiche de paie doit pouvoir être rattachée à un calcul. Exemple : un salarié a rechargé 240 kWh au cours du mois, avec un tarif de 0,2001 € le kWh (option Base, tarif réglementé au 1er août 2026). Le remboursement est de 48,02 €. La ligne apparaît sur la fiche, et le détail (kWh, tarif, période) figure dans le justificatif mensuel joint au dossier.

Si l’entreprise applique un forfait, celui-ci doit reposer sur une méthode écrite et être revu régulièrement, car un forfait fixe qui dépasse les frais réels peut être requalifié. Notre article sur les méthodes pour rembourser la recharge à domicile compare les approches.

Les justificatifs à conserver

  • le relevé des sessions de recharge : date, heure, énergie consommée ;
  • le tarif appliqué et sa source, par exemple la facture d’électricité du salarié ;
  • la méthode de calcul écrite dans la politique de recharge ;
  • les justificatifs de la période de remboursement.

La liste complète est dans notre article sur les justificatifs de recharge pour l’URSSAF.

Les erreurs à éviter

  • Verser la somme dans le salaire brut, sans distinction, ce qui la rend soumise à cotisations.
  • Utiliser une rubrique générique comme « prime » ou « divers ».
  • Rembourser un forfait sans méthode écrite, ou un montant qui ne correspond à aucune consommation.
  • Oublier la recharge personnelle : si elle est autorisée, elle doit être facturée ou déduite, pas simplement ignorée.
  • Verser la recharge sans conserver les données : sans justificatif, le remboursement est difficile à défendre.

Un processus mensuel simple

  1. Recueillir les sessions de recharge du mois pour chaque véhicule.
  2. Calculer le remboursement selon la méthode écrite.
  3. Transmettre au service paie le montant et le justificatif.
  4. Vérifier que la ligne apparaît sur la fiche avec le bon libellé.

ChargiZ automatise une partie de ce processus : il récupère les sessions depuis le véhicule via les API constructeur, calcule le montant avec le tarif défini pour chaque salarié et produit le justificatif mensuel. Le service paie reçoit un montant et un justificatif prêts à être intégrés.

Questions fréquentes

Le remboursement de la recharge doit-il apparaître sur la fiche de paie ?

Oui, il est généralement mentionné sur la fiche de paie, sur une ligne distincte de la rémunération, avec un libellé clair et un justificatif conservé.

Le remboursement de la recharge est-il imposable ?

Non, s’il correspond à des frais réels justifiés et calculés selon une méthode documentée. Un montant qui ne correspond pas à une dépense réelle peut en revanche être requalifié en rémunération.

Comment libeller la recharge sur une fiche de paie ?

Avec une formule claire, par exemple « remboursement recharge véhicule électrique » suivie de la période, et un détail du calcul disponible dans le justificatif.

Peut-on verser un forfait mensuel pour la recharge ?

Oui, à condition que le forfait repose sur une méthode écrite et soit régulièrement revu pour rester proche des frais réels.

Quels justificatifs garder pour le remboursement de la recharge ?

Le relevé des sessions, le tarif appliqué, la méthode de calcul écrite et les justificatifs de la période. Ils doivent pouvoir être présentés en cas de contrôle.

À lire aussi

Yassine Moumen, Président de ChargiZ. Publié le 10 octobre 2026, mis à jour le 10 octobre 2026.

Sources